Sähköinen taloushallinto on ollut osa arkipäivää tilitoimistossa ja monissa yrityksissä jo vuosien ajan, mutta vasta viime aikoina se on alkanut lisääntyä vauhdilla.
Järjestelmän uudet käyttöönottajat ovat pääsääntöisesti pieniä ja keskisuuria yrityksiä, sillä monissa mikroyrityksissä sitä ei koeta tarpeelliseksi ja toisaalta suurilla yrityksillä se on jo käytössä.
ATT Yrityspalvelut Oy:n toimitusjohtaja Sakari Joensuu ja kirjanpitopäällikkö Anne Kotanen kertovat syyt sille, miksi yrittäjien kiinnostus on herännyt juuri nyt. Järjestelmän edut on huomattu, hinta on romahtanut kymppeihin kuukaudessa ja toisaalta järjestelmät ovat muuttuneet niin helppokäyttöisiksi, että kuka tahansa, joka osaa asioida verkkopankissa, oppii käyttämään myös sähköisen taloushallinnon palveluja.
Sähköisen taloushallinnon tarjoamia mahdollisuuksia on lukuisia, mutta eniten käytettyjä ovat ostolaskujen kierrätys sekä myyntilaskutus. Kun ostolasku otetaan vastaan ostolaskujen kierrätykseen, se lähtee samanaikaisesti asiakkaalle hyväksymistä ja maksamista varten sekä kirjautuu kirjanpitoon, ostoreskontraan sekä sähköiseen arkistoon. Siten monta eri työvaihetta hoituu yhdellä kertaa laskua vastaanotettaessa.
– Tämä tuo sekä yrittäjälle että tilitoimistolle aikasäästöä verrattuna vanhaan postin kautta toimineeseen systeemiin.
Etu on myös se, että materiaali on käsillä aina, niin mobiilissa kuin tietokoneellakin.
Laskutusohjelma on yrittäjälle hyvin kätevä, sillä laskutuksen voi hoitaa vaikka kännykällä, jolloin ohjelma kulkee aina taskussa mukana. Laskutukseen liittyy myös reskontra ja tilitoimisto hoitaa siihen liittyvän maksujen seurannan ja perinnän.
Sähköisen taloushallinnon yksi osa-alue on raportointi, joka varmasti tulee lähivuosina lisääntymään. Muita mahdollisuuksia on mm. kulu- ja matkalaskutus, palkanlasku ja työaikojen ilmoittaminen. Tositteetkin saa sähköiseen järjestelmään nappaamalla niistä kuvan kännykällä!
– Sähköisen taloushallinnon käyttäjällä mikään tosite ei ole hukassa, sanoo Kotanen.
Sähköinen taloushallinto tarjoaakin yrittäjälle ajansäästöä, virheettömyyttä ja myös tilitoimiston aikaa menee yleensä vähemmän.
– Malliesimerkki yrityksestä, jossa sähköinen taloushallinto on erittäin hyödyllinen, on rakennusliike joka tekee eri projekteja samanaikaisesti. Tällainen yritys pystyy sähköisellä taloushallinnolla säästämään huomattavasti omaa aikaansa, Joensuu sanoo.
– Myös esim. vähittäiskaupassa, jossa ostolaskuja on paljon, sähköinen taloushallinto vähentää yrittäjän työtä merkittävästi, muistuttaa Kotanen.
Näiden lisäksi monet muutkin yrittäjät hyötyvät sähköisestä taloushallinnosta. ATT Yrityspalvelut Oy:n käytössä on markkinajohtaja NetTikon -järjestelmä, jonka käyttöön yrittäjä perehdytetään. – Usein käy niin, että jos annamme asiakkaalle tunnukset perjantaina ja palaamme asiaan maanantaina, hän osaa jo käyttää sitä, Joensuu kertoo.
Tilitoimiston kannalta sähköisen taloushallinnon läpilyönti on positiivinen asia myös siksi, että sen avulla yritys voi palvella eri puolella Suomea olevia asiakkaitaan entistä paremmin. ATT Yrityspalvelut Oy:llä asiakkaita on väliltä Helsinki – Rovaniemi.
Kirjanpitäjästä yritysneuvojaksi
Sähköisen taloushallinnon tulo on muuttanut viime vuosina kirjanpitäjän työtä peruskirjanpidosta sekä osto- ja myyntireskontran hoitamisesta yhä enemmän yritysneuvojan ja asiantuntijan tehtäviin.
– Rutiinityö on vähentynyt, kirjanpitäjästä on tullut yrittäjän talouspäällikkö, Joensuu kertoo. – Kirjanpitäjä auttaa verotukseen ja palkkahallintoon kuuluvissa asioissa ja perehtyy yrityksen talouteen sekä verosuunnitteluun.
Asiakkaat myös kysyvät nykyisin kirjanpitäjältään asioita eri taloushallinnon sektoreilta ja laajemmin yritystoimintaan liittyen.
Tämä kaikki merkitsee sitä, että muutaman vuoden takaisella tietotaidolla ei kirjanpitäjä enää työssään pärjää, vaan kouluttautuminen on jatkuvaa.
– Taloushallintoliiton jäsenenä meillä on vaatimukset vähimmäismäärästä koulutusta henkilöstöllemme vuosittain. KLT -kirjanpitäjillä koulutusvaatimus on vielä korkeampi, Joensuu kertoo.
Koulutusta haetaan niin verkkokursseilta kuin tilaisuuksista Seinäjoella ja Helsingissä. Talon kirjanpitäjät myös ovat opinhaluisia, sillä puolet henkilöstöstä on suorittanut työn ohessa korkeakoulututkintoja.
ATT Yrityspalvelut Oy toimii Alajärvellä ja Seinäjoella ja työsuhteessa taloon on 12 henkilöä. Näistä neljä on KLT -kirjanpitäjiä, eli suorittaneet alan erikoisammattitutkinnon. Sakari Joensuu on lisäksi perehtynyt yrityskauppoihin ja sukupolvenvaihdoksiin, joita hän hoitaa myös muille kuin omille asiakkailleen.
Auktorisoituna tilitoimistona ATT Yrityspalvelut Oy:n toimisto ja kirjanpitäjien työn laatu tarkastetaan määräajoin. Muun muassa varahenkilöjärjestelmän ja vastuuvakuutuksen tulee olla kunnossa.
Tuula Jokiaho
